「英語議事録」を任された30代、僕の悲劇の始まり
みなさん、こんにちは！英語学習に日々奮闘中の30代、しがないサラリーマンブロガーです。いやぁ、英語って本当に難しいですよねぇ。特にビジネスシーンでの英語となると、もう冷や汗が止まらなくて…（汗）。
実は先日、社内の国際会議で「英語議事録（Meeting Minutes）」の作成を任されたんです。これまで英語のメールや挨拶で数々の失敗を積み重ねてきた僕ですが、この時ばかりは「よし、今回は完璧な英語でスマートにまとめ上げてやる！」と無駄に気合が入っていました。
会議中、僕は必死にメモを取りました。そして終了後、ドヤ顔で上司と海外のクライアントに議事録をメールで送ったんです。「これで僕も『デキる男』の仲間入りだ！」なんて思っていたら、数分後に上司から呼び出しが。「おい、この議事録、言っている意味が全く分からないんだが…」。
あぁ、思い出しても震えます。あの時の、会議室を包んだ氷のような空気…。僕が書いたのは、議事録というよりも、ただの「単語の羅列」だったんです。これじゃあ信頼なんて勝ち取れるわけがないですよね（苦笑）。
そもそも「英語議事録」の書き方って？
さて、僕のように「英語議事録」で撃沈しないために、まずは基本を押さえましょう。英語での議事録は、日本語のような「議題・決定事項・次回予定」といった形式をそのまま直訳しても、ネイティブにはなかなか伝わりにくいんです。
まず大切なのは、「結論から書くこと」。そして、「誰が、いつまでに、何をするのか（Action Items）」を明確にすること。これがビジネス英語の鉄則です。
以前、「決裁権」を英語でドヤ顔解説したら会議が氷河期に…！30代の僕がやらかした黒歴史と、信頼を勝ち取るスマートな英語術という記事でも書きましたが、ビジネス用語は「響き」よりも「正確な定義」が相手に伝わることが何よりも重要なんです。
スマートな議事録のための必須フレーズ
僕がやらかした最大のミスは、接続詞の使い方がめちゃくちゃだったこと。「And」と「Also」だけで文章をつないでいたんです。これだと、どの議論が重要で、どの議論が補足なのかが全く見えなくなっちゃうんですね。
議事録を書くときに使える、信頼感アップのフレーズをいくつか紹介します。
- It was agreed that…（〜という点で合意した）
- The action item for [Name] is…（[名前]さんのタスクは〜です）
- We will follow up on this next week.（これについては来週フォローアップします）
これらを使うだけで、一気に「仕事ができる感」が出ます。僕も最初からこれを知っていれば、あの氷河期を回避できたのに…（涙）。
メールで送る時の「最後の一押し」
議事録を作成したら、あとは相手に送るだけ。でも、ここでまた油断してはいけません。僕は以前、「メール英会話」でドヤ顔送信したら先方がドン引き…！30代の僕がやらかした黒歴史と、信頼を勝ち取る『大人のビジネスメール』の極意で解説したような、あまりにカジュアルすぎる表現を使って大失敗したことがあります。
議事録を送る際は、「何か訂正や追加があれば教えてください」と一言添えるのがマナー。「Please let me know if there are any corrections or additions.」というフレーズを添えるだけで、相手への敬意も伝わりますし、万が一間違えていても修正のチャンスをもらえるんです。
失敗を恐れず、一歩ずつ成長しよう
英語議事録に限らず、ビジネス英語は「完璧」を目指すよりも「確実に伝わる」ことを優先するのが近道です。僕のようなおっちょこちょいなミスを繰り返して、少しずつ「こなれた」表現を身につけていけばいいんです。この記事を読んでくれているあなたも、僕と一緒に少しずつ成長していきましょうね！
もし、また会議で冷や汗をかくようなことがあったら、ぜひ僕のこのブログを思い出してください。笑って吹き飛ばして、また明日から頑張りましょう！それでは、また次回の記事でお会いしましょう！
