「稟議書」は英語で「approval request document」と言います。…と言いたいところですが、正直な話、これ、初めて海外の取引先に「稟議書」って英語でなんて言うんですかね？って聞かれた時、脳みそがフリーズしたのは良い思い出です（遠い目）。だって、英語には「稟議書」にピッタリ！な一語が存在しないんですよ！
「Approval request document」って言えば、まあ伝わるんですけど、なんだか「そう言われたから言ってみた」感が半端なくて、最初は自信がなかったんです。でも、大丈夫！日本の独特なビジネス文化である「稟議書」を英語でどう表現するか、一緒に見ていきましょう！
「稟議書」が英語で難しい理由（日本の会社あるある！）
なぜ「稟議書」という言葉が英語にしにくいかというと、そのプロセス自体が日本企業に特有だからなんです。
- 社内で関係部署が順番に回覧して承認していく…
- 最終的な決定権者がハンコを押して初めて決定…
こんな流れ、海外の企業だとあまり一般的じゃないんですよね。だから、状況や書類の目的によって、いくつか言い換えが必要になります。私が初めてこれを学んだ時、「え、じゃあなんて言えばいいの！？全部言わなきゃダメなの！？」ってプチパニックになりました（笑）。
「稟議書」を英語で伝えるシーン別フレーズ5選
さあ、ここからが本番！私が「なるほど、そう来たか！」と思った、使えるフレーズをピックアップしました。
1. Approval request document（承認申請書類）
これは、まさに「稟議書」を説明する時に一番直訳的で分かりやすい表現です。初めて日本の「稟議」という概念に触れる相手に説明する時に重宝します。
I need to submit an approval request document for this project before we can proceed.
（このプロジェクトは、進める前に稟議書を提出しないといけないんだよね。）
私も最初はこれで押し通してました（笑）。「あ、書類なのね」って理解してくれることが多いです。
2. Proposal（提案書、企画書）
もし稟議書が、新しいプロジェクトや予算、計画などを「提案」し、その承認を求める内容であれば、「proposal」が適切です。
We’re preparing a proposal for the new marketing campaign to get management approval.
（新しいマーケティングキャンペーンの稟議書（提案書）を、経営陣の承認を得るために準備しているところです。）
私が「新規事業の稟議書」って言いたくて、「new business approval request document」って必死に言ったら、ネイティブの同僚に「Ah, a new business proposal?」って一言でまとめられて、ちょっと恥ずかしかった思い出があります。
3. Internal memo / Memorandum（社内メモ、回覧）
比較的簡易な内容や、社内での情報共有を兼ねた承認であれば、「internal memo」や「memorandum」も使えます。「memo」と略されることも多いですね。
Please review this internal memo regarding the budget reallocation and give your approval.
（予算再配分に関するこの稟議書（社内メモ）を確認して、承認をお願いします。）
ちょっとした経費精算とかの稟議だったら、これで十分伝わりますよ！
4. Justification document（正当化文書、理由書）
これは特に、何か費用が発生する場合や、新しいツール・サービス導入など、その「正当性」や「必要性」を説明して承認を得たい時に使います。
I’m writing a justification document for the purchase of the new software.
（新しいソフトウェア購入のための稟議書（理由書）を作成中です。）
「なんでこれが必要なのか！」を論理的に説明しないといけない稟議には、これですね。私も海外出張の時に「この経費、なんで必要なの？」って聞かれた時に使いました。まさしく「正当化」でしたね（汗）。
5. Request for approval（承認依頼）
書類そのものを指すよりは、「承認を求める」という行為や、書類のタイトルとして使われることが多いです。
Did you send out the request for approval for the overtime work?
（残業の承認申請は出しましたか？）
これは汎用性が高くて便利です。何か承認が必要な時、「とりあえずRequest for approvalって言っとけば伝わるっしょ！」みたいなノリで使ってました（笑）。
番外編：日本の「稟議システム」そのものを説明するには？
もし相手が「そもそも稟議って何？」と聞いてきたら、こう説明するといいでしょう。
The ringi system is a unique Japanese internal approval process where a proposal or document circulates among relevant departments or managers for their review and approval before a final decision is made.
（稟議システムは、最終決定が下される前に、提案書や書類が関連部署や管理者の間を回覧され、確認・承認される日本の独自な社内承認プロセスです。）
「ringi system」と、あえてローマ字を使うことで、日本の文化なんだな、というニュアンスが伝わりやすくなります。その後に簡単な説明を加えることで、さらに理解が深まりますよ。
まとめ：完璧な一語がなくても大丈夫！
「稟議書」のように、英語に直訳しにくい日本のビジネス用語は他にもたくさんありますよね。例えば「お世話になります」とか、「お疲れ様です」、「よろしくお願いします」もそう。
でも、私が英語学習で学んだのは、完璧な一語に固執しすぎないことの大切さです。
- その書類の「目的」は何なのか？
- 「誰に」伝えたいのか？
- 「何を」してほしいのか？
これを明確にすれば、きっと伝わります。私も最初はカッチカチになってましたが、今ではだいぶフランクに、状況に合わせて表現を使い分けられるようになりました。焦らず、一歩ずつ進んでいきましょうね！
