「席を外しております」の英会話｜不在理由を伝える

「席を外しております」は英語で「He is away from his desk at the moment」が最も正確で丁寧な表現です。「He is out」だけだと「外出中」や「退社済み」と誤解される可能性があります。

こんにちは！30代の英語学習ブロガーです。
前回は「折り返し電話します」という、不在時の対応について書きました。今回は、その不在そのものを伝える側になる時の必須フレーズ、「席を外しております」です。

私、昔、電話応対で「田中さんはいますか？」と聞かれ、とっさに「Sorry, she is out.」と答えたことがあります。
電話の相手は「ああ、そうですか。ではまた明日…」と言って切ってしまったのですが、実は田中さん、すぐそこのトイレに行っていただけだったんです！

そう、英語の「out」は「外出している」「退社している」という意味にも取れるため、「ちょっと席にいないだけ」というニュアンスが伝わりにくいんです。
今日は、そんな誤解を防ぎ、相手に親切な情報を提供する「席外し」の英語を見ていきましょう！

1.【鉄板】「ただ今、席におりません」の「Away from the desk」

トイレや、ちょっとした打ち合わせなどで、自分のデスクにいないだけ。すぐに戻ってくる可能性が高い時に使う、最も標準的なフレーズです。

I’m sorry, she is away from her desk right now.
（申し訳ありません、彼女はただ今席を外しております）
He stepped out for a moment.
（彼は少し席を外しています）

「Away from the desk（デスクから離れている）」が最も正確です。
「Step out（ちょっと外に出る）」も、すぐに戻るニュアンスでよく使われます。

もし不在の理由がわかっているなら、それを伝えてあげると相手は次のアクションを考えやすくなります。

She is in a meeting right now.
（彼女はただ今、会議中です）
He is on another line at the moment.
（彼は今、別の電話に出ております）
She is out for lunch.
（彼女は昼食に出ています）

「in a meeting（会議中）」や「on another line（電話中）」と伝えれば、相手も「ああ、じゃあ終わる頃にまたかけよう」と判断できますよね。

私の失敗談のように、「out」が誤解を生むのは、この「退社済み」という意味があるからです。
もうオフィスにいないことを明確に伝えたい場合は、こう言います。

I’m afraid she has left for the day.
（恐れ入りますが、彼女は本日退社いたしました）
He has already gone home.
（彼はもう帰宅しました）

「left for the day（その日のために去った）」は、非常によく使われる丁寧な表現です。

「席を外しております」と伝えて終わり、ではありません。
「どうしますか？」と相手の意向を尋ねるのが、仕事のできる人の電話応対です。

この2つの質問をするだけで、相手の満足度は格段に上がります。
それぞれのフレーズの詳しい使い方は、こちらの記事でマスターしましょう。
👉 「伝言をお願いします」は英語で「Can I leave a message?」？
👉 「折り返し電話します」は英語で「I’ll call you back」？

「席を外しております」は、相手への情報提供が鍵です。

そして最後に「伝言は？」「折り返しは？」と尋ねるのを忘れずに！

次回は、その「魔法の質問」の一つ、「伝言をお願いします」という、電話メモを取る時に必須のフレーズを深掘りします！